To właśnie bowiem w ich przypadku zastosowany został krótszy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku pozostałych zatrudnionych czas ten wydłuża się do 50 lat. Skrócony może on być do 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony między 31 grudnia 1998 roku, a 1 stycznia 2019 roku. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmianie uległ również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania akt wynosi 10 lat, licząc od roku następnego po zakończeniu stosunku pracy. Resort pracy przyznaje, że elektroniczną możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej przewidywał już rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki. Nowe zasady prowadzenia akt osobowych umożliwiają przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej bądź elektronicznej. Obowiązek przechowywania teczek w wersji elektronicznej wynosi 10 lat. Jeśli pracodawca pozostanie jednak przy wersji tradycyjnej, w dalszym ciągu zobligowany będzie do archiwizacji dokumentów przez okres Od prawie półtora roku obowiązują nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W dniu 1 stycznia 2019 r. weszła bowiem w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357), na podstawie której jest obecnie możliwe: Obowiązkiem każdego pracodawcy niezależnie od wielkości zatrudnienia oraz formy organizacyjno-prawnej jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej weszło w życie 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia pracodawcy mają 12 miesięcy na dostosowanie do nowych regulacji sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, którzy będą zatrudnieni w Podstawa prawna. Dokumenty do pobrania - wzory [DOCX, PDF] 2023. Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia powoduje natychmiastowe ustanie stosunku pracy. Tego typu oświadczenie może dotyczyć każdego rodzaju umowy o pracę (na czas określony i nieokreślony), przy czym możliwe jest tylko w konkretnych sytuacjach. Większość zapisów ustawy wchodzi w życie 1 stycznia 2019 (a więc już wkrótce). Zmieniają one między innymi okres przechowywania akt pracowniczych, a co dla Ciebie również istotne umożliwiają przechowywanie teczki pracownika w formie elektronicznej. Poniżej dwa zapisy ustawy, które rozpalają myśl o paperless w HR: Art. 94(8). § 1. skCz. Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku, ma na celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwi pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Zobacz: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 357) Krócej i bezpieczniej dla pracownika Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez ZUS, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem. Powyższe zmiany wiążą się z realizacją przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Ustawa przewiduje ponadto rozszerzenie zakresu przedmiotowego imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do ZUS, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym nowelizacja wyłącza, co do zasady, możliwość żądania przez organ rentowy dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku pracodawcy będą wiec przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Pracodawca będzie więc mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Nie musi tego robić. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. E-dokumentacja na równi z papierową Nowelizacja przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie więc mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Zobacz także: Kadry Pensje domyślnie na konto Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Zgodnie z ustawą, preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej. Przedmiotowa nowelizacja, oprócz zmian w Kodeksie pracy, wprowadza zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia. A. Jeleńska Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE ISBN: 978-83-8286-066-5 912 stron format: B5 oprawa: twarda Rok wydania: 2022 Książka zawiera ponad 220 wzorów pism z dziedziny indywidualnego i zbiorowego prawa pracy. Każdy wzór został opatrzony komentarzem przedstawiającym kwestie budzące największe wątpliwości w praktyce oraz stanowisko doktryny w zakresie problemów pojawiających się na tle tworzenia i wprowadzania w życie aktów wewnątrzzakładowych. W publikacji znajdują się wzory dotyczące umów o pracę,- wykonywania pracy w warunkach telepracy,- wypowiadania lub rozwiązywania stosunku pracy,- regulaminów,- zakładowego układu zbiorowego pracy,- procedury nakładania kar porządkowych,- współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi,- dokumentacji z zakresu prawa pracy w administracji publicznej. Zamieszczono także wzory odnoszące się do najnowszych zmian w prawie pracy, w tym wynikających z regulacji anytcovidowych, polecenie pracy zdalnej, regulamin pracy zdalnej czy dokumenty związane z monitoringiem pracowników. Znalazły się tu również regulamin określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz dokumentacja związana z kasą zapomogowo-pożyczkową. Wszystkie dokumenty zostały dostosowane do nowych obowiązków wynikających z wejścia w życie regulacji RODO. Opracowanie jest przeznaczone dla radców prawnych, adwokatów, sędziów, aplikantów tych zawodów prawniczych, pracowników działów HR oraz pracodawców. SPIS TREŚCI O Autorach Wykaz skrótów Wprowadzenie1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej2. Forma dokumentacji pracowniczej3. Szczegółowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej4. Prowadzenie dokumentacji Uwagi Zakres przedmiotowy obowiązku prowadzenia dokumentacji Udostępnianie dokumentacji Konsekwencje nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej w zakresie ciężaru dowodu w postępowaniu Ochrona danych osobowych przy prowadzeniu dokumentacji Odpowiedzialność za wadliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej5. Przechowywanie dokumentacji Uwagi Outsourcing przechowywania dokumentacji Warunki przechowywania dokumentacji Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i obowiązek jej Odpowiedzialność za wadliwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej I. Umowy o pracę1. Przedwstępna umowa o pracę2. Umowa o pracę na czas nieokreślony3. Umowa o pracę na czas określony4. Umowa o pracę na czas określony zawarta w celu zastępstwa5. Aneks do umowy o pracę zawartej na czas określony6. Informacja o zawarciu umowy na czas określony, do której nie mają zastosowania limity określone w art. 251 ő 1 z powodu wystąpienia obiektywnych przyczyn7. Umowa o pracę na okres próbny II. Umowy zawierane w ramach stosunku pracy8. Umowa o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie9. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie10. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania umowy o pracę (art. 1011 ő 1 Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (art. 1012 ő 1 Umowa o zachowaniu w tajemnicy informacji stanowiących tajemnicę pracodawcy13. Umowa o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych (art. 1034 Umowa o udzielenie świadczenia pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności (art. 1036 Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworu stworzonego przez pracownika, niezwiązanego z wykonywaniem obowiązków ze stosunku pracy16. Oświadczenie pracownika w zakresie przejścia majątkowych praw autorskich na pracodawcę17. Umowa dotycząca oddelegowania pracownika18. Porozumienie o wypłacie dodatku relokacyjnego19. Umowa pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych20. Umowa o praktykę studencką21. List intencyjny zawarcia umowy o pracę22. Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych III. Wzory dotyczące wykonywania pracy w warunkach telepracy23. Oświadczenie pracownika w sprawie wykonywania pracy w formie telepracy24. Regulamin telepracy25. Umowa o telepracę26. Porozumienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w warunkach określonych w art. 675 (telepraca)27. Porozumienie pracodawcy z zakładową organizacją związkową/zakładowymi organizacjami związkowymi w sprawie warunków stosowania telepracy przez pracodawcę (art. 676 ő 1 IV. Praca zdalna28. Polecenie wykonywania pracy zdalnej29. Regulamin pracy zdalnej V. Porozumienia i ugody podpisywane w ramach stosunku pracy30. Porozumienie w sprawie zmiany warunków pracy i płacy31. Porozumienie w sprawie rozwiązania umowy o pracę32. Ugoda pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w sprawie naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika (art. 121 ő Ugoda pozasądowa w sprawie naprawienia szkody wyrządzonej przez pracownika34. Porozumienie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą w sprawie ustalenia czasu niezbędnego do wykonania powierzonych zadań w ramach zadaniowego systemu czasu pracy (art. 140 Porozumienie pracodawców w sprawie wykonywania przez pracownika pracy u innego pracodawcy w okresie urlopu bezpłatnego (art. 1741 ő 1 Ugoda pozasądowa VI. Wzory związane z uprawnieniami rodzicielskimi w stosunku pracy37. Oświadczenie w sprawie cofnięcia oświadczenia w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę38. Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu39. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni takiego urlopu40. Wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego (art. 180 ő 9 Wniosek o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego (art. 180 ő 16 Wniosek o udzielenie pracownicy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze43. Wniosek o udzielenie pracownikowi - ojcu wychowującemu dziecko urlopu rodzicielskiego44. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego z powodu legitymowania się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji45. Wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z urlopu rodzicielskiego46. Wniosek pracownika - ojca o udzielenie części urlopu rodzicielskiego w związku z podjęciem zatrudnienia przez matkę dziecka47. Wniosek w sprawie łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy48. Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego49. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego50. Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego51. Oświadczenie pracownika opiekującego się dzieckiem VII. Oświadczenia związane z wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy52. Oświadczenie o rozwiązaniu za wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas określony53. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas określony54. Oświadczenie o rozwiązaniu za wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony55. Oświadczenie pracodawcy o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy56. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych57. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste58. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku, jeżeli przestępstwo zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem59. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika z powodu zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku60. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby61. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu innej niż niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby, usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, trwającej dłużej niż 1 miesiąc62. Oświadczenie w sprawie wypowiedzenia warunków pracy i płacy63. Oświadczenie w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 361 Oświadczenie w sprawie wycofania oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w przypadku późniejszego ustalenia przez pracodawcę, że pracownik korzystał w dacie wręczenia oświadczenia z ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy (np. z powodu ciąży lub na podstawie art. 39 bądź z innych przyczyn) VIII. Wzory informacji przekazywanych pracownikom w toku stosunku pracy65. Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 ő 3 Informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 ő 3 Informacja o przejęciu zakładu pracy w trybie art. 231 Informacja pracodawcy o odmowie ponownego zatrudnienia pracownika (art. 48 ő 1 Informacja dla pracowników o wprowadzeniu nowego regulaminu pracy70. Informacja (zawiadomienie) dla pracownika o przyznaniu nagrody/wyróżnienia (art. 105 Informacja dla pracownika o udzieleniu mu czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 1512 ő 2 Informacja dla pracownika, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 ő 1 wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, o przysługującym mu w zamian innym dniu wolnym od pracy - wraz z propozycją pracodawcy dotyczącą terminu udzielania tego dnia wolnego (art. 1513 Informacja dla pracownika w sprawie zobowiązania go do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę - dyżur (art. 1515 ő 1 Informacja dla pracownika w sprawie obowiązku wykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 1671 Informacja dla pracowników o zagrożeniach w miejscu pracy (art. 2071 IX. Oświadczenia i wnioski pracowników składane w toku stosunku pracy76. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z obowiązującymi u pracodawcy regulaminami i procedurami77. Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę w trybie art. 55 ő 1 (w przypadku szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika)78. Oświadczenie pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę w trybie art. 55 ő 11 (w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika)79. Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 ő 3 Zgoda pracownika na potrącenie z jego wynagrodzenia innych należności niż wymienione w art. 87 ő 1 i 7 (art. 91 ő 1 Wniosek pracownika w sprawie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 Wniosek pracownika w sprawie skróconego tygodnia pracy (art. 143 Wniosek pracownika w sprawie wprowadzenia systemu pracy weekendowej (art. 144 Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 1512 ő 2 Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego86. Wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego (art. 164 Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego (art. 174 Zgoda pracownika na udzielenie mu urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art. 1741 ő 1 Oświadczenie pracownika (w ciąży/opiekującego się dzieckiem do lat 4) w sprawie zamiaru skorzystania z uprawnień przewidzianych w art. 178 X. Wzory regulaminów obowiązujących w stosunkach pracy90. Regulamin pracy91. Zasady monitoringu i kontroli pracowników oraz miejsca pracy - załącznik do regulaminu pracy92. Aneks do regulaminu pracy93. Obwieszczenie w sprawie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego94. Regulamin wynagradzania95. Załącznik do regulaminu wynagradzania96. Regulamin premiowania97. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych98. Załącznik nr 1 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych99. Załącznik nr 2 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych100. Załącznik nr 3 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych101. Załącznik nr 4 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych102. Załącznik nr 5 do regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych XI. Wzory procedur stosowanych w stosunkach pracy103. Kodeks etyki104. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa105. Procedura przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji106. Regulamin odbywania i rozliczania podróży służbowych107. Regulamin korzystania z samochodów służbowych u pracodawcy108. Regulamin programu dofinansowania nauki dla pracowników XII. Wzory pism w toku procedury nakładania kar porządkowych109. Pismo pracodawcy wzywające pracownika do złożenia wyjaśnień w sprawie naruszenia przez pracownika obowiązków pracowniczych110. Zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej111. Sprzeciw pracownika od nałożonej kary porządkowej112. Uwzględnienie przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary porządkowej113. Odrzucenie przez pracodawcę sprzeciwu pracownika od nałożonej kary porządkowej XIII. Wzory dokumentów związanych z przebiegiem i ustaniem stosunku pracy114. Świadectwo pracy115. Świadectwo pracy w warunkach szczególnych116. Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy117. Odpowiedź na wniosek o sprostowanie świadectwa pracy XIV. Wzory pism dotyczące współpracy pracodawcy ze związkami zawodowymi118. Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie udzielenia informacji o pracownikach korzystających z jej obrony (art. 30 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych)119. Konsultacja wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową (art. 38 Konsultacja oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową (art. 52 ő 3 Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie uzgodnienia treści regulaminu wynagradzania/nagród/premiowania/zakładowego funduszu świadczeń socjalnych/planu urlopów/pracy/innych (art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych)122. Wniosek pracodawcy do organizacji związkowej w sprawie wyrażenia zgody na wypowiedzenie/rozwiązanie stosunku pracy/wypowiedzenie warunków umowy o pracę z imiennie wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem lub z innym pracownikiem będącym członkiem danej zakładowej organizacji związkowej (art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych)123. Pismo pracodawcy do zakładowej organizacji związkowej w sprawie przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 261 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych)124. Porozumienie pracodawcy z zakładową organizacją związkową dotyczące warunków zatrudnienia pracowników w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę (art. 261 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych)125. Porozumienie o zawieszeniu stosowania zakładowych przepisów prawa pracy (art. 91 ő 1 Umowa pracodawcy z organizacją związkową w sprawie udostępnienia zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania działalności związkowej w zakładzie pracy127. Odpowiedź pracodawcy na wniosek organizacji związkowej w sprawie udzielenia informacji w trybie art. 28 ustawy o związkach zawodowych128. Odpowiedź pracodawcy na wniosek organizacji związkowej w sprawie zwolnienia pracownika od pracy zawodowej z zachowaniem prawa do wynagrodzenia na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jego funkcji związkowej - w przypadku gdy wniosek ten nie spełnia wymogów określonych w art. 31 ust. 3 ustawy o związkach zawodowych XV. Wzory pism dotyczące zakładowego układu zbiorowego pracy129. Wniosek o wszczęcie rokowań w sprawie zawarcia zakładowego układu zbiorowego pracy130. Zakładowy układ zbiorowy pracy131. Wniosek o rejestrację zakładowego układu zbiorowego pracy132. Protokół dodatkowy do zakładowego układu zbiorowego pracy133. Oświadczenie o wypowiedzeniu zakładowego układu zbiorowego pracy przez jedną ze stron układu134. Oświadczenie o częściowym wypowiedzeniu zakładowego układu zbiorowego pracy przez jedną ze stron układu135. Porozumienie stron uprawnionych do zawarcia układu o stosowaniu w całości lub w części układu, którego nie są stronami XVI. Wzory pism związane z funkcjonowaniem kas zapomogowo-pożyczkowych136. Statut kasy zapomogowo-pożyczkowej137. Umowa z kasą zapomogowo-pożyczkową XVII. Wzory pism w toku procedury zwolnień grupowych138. Zawiadomienie zakładowych organizacji związkowych o zamierzonych zwolnieniach grupowych (art. 2 ust. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych)139. Porozumienie pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych)140. Regulamin postępowania w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ustawy o zwolnieniach grupowych)141. Zawiadomienie powiatowego urzędu pracy o zamierzonych zwolnieniach grupowych (art. 2 ust. 6 ustawy o zwolnieniach grupowych)142. Zawiadomienie powiatowego urzędu pracy o przyjętych ustaleniach dotyczących zwolnień grupowych (art. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych)143. Zawiadomienie związków zawodowych o przyjętych ustaleniach dotyczących zwolnień grupowych (art. 4 ustawy o zwolnieniach grupowych) XVIII. Wzory pism w toku postępowania przed komisją pojednawczą144. Wniosek pracownika o przeprowadzenie postępowania pojednawczego przed komisją pojednawczą145. Protokół z posiedzenia komisji pojednawczej obejmujący ugodę zawartą pomiędzy pracodawcą a pracownikiem146. Protokół z posiedzenia komisji pojednawczej, w czasie którego nie doszło do zawarcia ugody pomiędzy pracodawcą a pracownikiem147. Wniosek pracownika o przekazanie sprawy z zakładowej komisji pojednawczej do sądu pracy XIX. Wzory dotyczące treści stosunku pracy148. Porozumienie w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia (art. 36 ő 6 Czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy (art. 42 ő 4 Informacja dla pracowników dotycząca równego traktowania w zatrudnieniu151. Obwieszczenie w sprawie systemu i rozkładu czasu pracy oraz okresu rozliczeniowego152. Polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia umowy o pracę153. Porozumienie w sprawie współpracy pracodawców154. Porozumienie w sprawie wykorzystania urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia155. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych pracowników156. Upoważnienie do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną157. Zarządzenie pracodawcy158. Zawiadomienie o przyznaniu odprawy pieniężnej159. Zawiadomienie o przyznaniu odprawy pośmiertnej160. Odpowiedź na wystąpienie Państwowej Inspekcji Pracy161. Zastrzeżenia do protokołu kontroli Państwowej Inspekcji Pracy XX. Wzory dokumentów z zakresu prawa pracy w administracji publicznej162. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze163. Protokół z naboru na wolne stanowisko urzędnicze164. Informacja o wynikach naboru na stanowisko specjalisty165. Umowa o pracę na czas nieokreślony166. Umowa o pracę na czas określony167. Umowa o pracę na czas zastępstwa168. Akt powołania169. Akt mianowania170. Pismo w sprawie zawieszenia obowiązku świadczenia stosunku pracy przez pracownika samorządowego w przypadku jego tymczasowego aresztowania171. Przeniesienie pracownika samorządowego na wyższe stanowisko172. Przeniesienie członka korpusu służby cywilnej poza korpus służby cywilnej173. Powierzenie wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę174. Porozumienie w sprawie przeniesienia pracownika samorządowego175. Przeniesienie pracownika samorządowego zatrudnionego w przypadku reorganizacji jednostki176. Zasady przeprowadzania służby przygotowawczej177. Program służby przygotowawczej178. Opinia z przebiegu części praktycznej służby przygotowawczej179. Decyzja wójta gminy w sprawie skierowania do służby przygotowawczej w urzędzie gminy180. Protokół z przebiegu służby przygotowawczej181. Protokół z przeprowadzonego egzaminu ze służby przygotowawczej182. Wniosek o zwolnienie z obowiązku odbywania służby przygotowawczej183. Decyzja wójta gminy zwalniająca z obowiązku odbywania służby przygotowawczej z części teoretycznej184. Zaświadczenie o ukończeniu służby przygotowawczej185. Ślubowanie186. Zarządzenie w sprawie przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych187. Regulamin przeprowadzania okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników188. Arkusz okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego189. Odwołanie od oceny okresowej190. Rozstrzygnięcie odwołania od oceny okresowej191. Ustalenie wynagrodzenia wójta192. Zasady przyznania dodatku za wieloletnią pracę193. Zasady przyznawania nagród jubileuszowych194. Zasady przyznawania jednorazowej odprawy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy195. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej po dwukrotnej, następującej po sobie, negatywnej ocenie196. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie orzeczenia o trwałej niezdolności do pracy uniemożliwiającego wykonywanie obowiązków197. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie utraty nieposzlakowanej opinii198. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie likwidacji urzędu, jeżeli nie jest możliwe jego przeniesienie do innego urzędu w tej samej lub innej miejscowości199. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w razie odmowy poddania się badaniu przez lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych200. Rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej w drodze porozumienia stron201. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia przez urzędnika podstawowych obowiązków członka korpusu służby cywilnej, jeżeli wina urzędnika jest oczywista202. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu popełnienia przez urzędnika w czasie trwania stosunku pracy przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie, jeżeli przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem203. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu zawinionej przez urzędnika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku204. Oświadczenie majątkowe o prowadzeniu działalności gospodarczej205. Wezwanie pracownika samorządowego do złożenia oświadczenia o stanie majątkowym206. Akt odwołania zastępcy wójta z powodu niezłożenia oświadczenia majątkowego207. Wygaśnięcie mandatu wójta z powodu naruszenia zakazu łączenia funkcji wójta z członkostwem w radzie nadzorczej spółki prawa handlowego208. Świadectwo pracy XXI. Wzory dokumentów z zakresu stosunków pracy w szkolnictwie wyższym209. Statut uczelni210. Regulamin pracy i wynagradzania nauczycieli akademickich211. Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji212. Regulamin korzystania z infrastruktury badawczej uczelni213. Oświadczenie o spełnieniu wymagań niezbędnych do zatrudnienia w charakterze nauczyciela akademickiego214. Umowa o pracę nauczyciela akademickiego215. Oświadczenie pracodawcy w sprawie pensum dydaktycznego na dany rok akademicki (indywidualna karta obciążeń dydaktycznych)216. Oświadczenie pracodawcy w sprawie powierzenia nauczycielowi akademickiemu zajęć dydaktycznych przekraczających wymiar pensum217. Wniosek nauczyciela akademickiego o udzielenie urlopu naukowego218. Decyzja pracodawcy w sprawie udzielenia nauczycielowi akademickiemu urlopu naukowego219. Wniosek nauczyciela akademickiego o udzielenie urlopu dla poratowania zdrowia220. Decyzja pracodawcy w sprawie udzielenia nauczycielowi akademickiemu urlopu dla poratowania zdrowia221. Wniosek nauczyciela akademickiego o wyrażenie zgody na podjęcie/kontynuowanie zatrudnienia w dodatkowym miejscu pracy222. Decyzja rektora o wyrażeniu zgody na podjęcie zatrudnienia w dodatkowym miejscu pracy223. Arkusz oceny nauczyciela akademickiego Wykaz literatury INDEKS RZECZOWY Dokumenty pracownicze – akta osobowe Według Kodeksu pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Szczegółowo omawia to rozporządzanie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 weszły również w życie nowe przepisy rozporządzenia, według których pracodawca musi przechowywać nie tylko, jak uprzednio, akta osobowe, ale także wszelkie inne dokumenty związane z okresem zatrudnienia pracownika. Druków i pism, jakie kryją się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza”, może być naprawdę dużo. Są to wszelkie sporządzone na piśmie wnioski, zaświadczenia, decyzje i oświadczenia powiązane z zatrudnieniem, zarówno wychodzące od pracownika, jak i te udzielane mu przez pracodawcę. Prowadzenie i przechowywanie tych akt jest konieczne, bo choć wydawałoby się, że niektóre z nich są zbędnymi formalnościami, są one głównym poświadczeniem przestrzegania praw i należnych przywilejów pracowniczych, niezbędnym zarówno dla zatrudniającego, jak i zatrudnionego. Wzory dokumentów HR – dla kogo? Dokumenty niezbędne w toku zatrudnienia sporządzają zarówno pracownicy działu kadr i płac, jak i sami pracownicy. Istnieją bowiem druki, które zatrudniony przedkłada pracodawcy w określonym celu, np. chcąc uzyskać dzień wolny, składa wniosek o urlop. Dzięki gotowym szablonom wniosków pracownik nie musi się głowić nad odpowiednią formą i treścią pisma. Jednak zdecydowana większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy leży po stronie przedsiębiorcy. Pracodawcy, który nie prowadzi, bądź prowadzi nieprawidłowo dokumentację pracowniczą, grożą sankcje prawne. Według art. 281 pkt 6 Inspekcja Pracy jest uprawniona do nałożenia na takiego przedsiębiorcę mandatu lub kary grzywny, której wysokość może sięgać nawet 30 000 zł. Z czego składają się akta osobowe pracownika? Gromadzone w działach personalnych czy HR akta osobowe dzieli się na cztery najważniejsze grupy: A, B, C, D. Zgodnie z tym podziałem i ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem wśród akt osobowych i dokumentacji pracowniczej powinny znajdować się: dokumenty wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy itp.), a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie – część A, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, skierowania na badania, aneksy do umów i inne) – część B, dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji itp.) – część C, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika (zawiadomienia o przyznaniu kary porządkowej, odwołania od przyznania kary porządkowej i inne) – część D. Należy prowadzić i przechowywać również pozostałe akta wynikające ze stosunku pracy, takie jak: dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i udzielania go, druki dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za pracę, wnioski i świadczeniami z nim związane, dokumenty związane z organizacją i czasem pracy, przydziałem odzieży/sprzętu do pracy i inne. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca zatrudniający pracownika powinien prowadzić i przetrzymywać dokumenty dotyczące stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem oraz akta osobowe, których rodzaje dzieli się na części A, B, C i D. Niezależnie od tego pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentów na potrzeby spraw podatkowych i dla ZUS. Przy spełnieniu określonych warunków od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona jako e-akta, czyli w formie elektronicznej. Jeżeli pracownik posiada tzw. podpis kwalifikowany, może opatrzyć nim wnioski w postaci elektronicznej. Jeśli natomiast zatrudniony nie dysponuje takim podpisem, nadal można takiemu pracownikowi prowadzić e-akta, jeśli tylko wszelkie dokumenty sporządzone na piśmie i podpisane tradycyjnie zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Możliwe jest gromadzenie dokumentacji z procesów HR w obydwu formach, jednak należy to wówczas robić jednolicie: każdy zbiór dokumentacji powinien być przechowywany w jednej wybranej formie: elektronicznej lub tradycyjnej (np. wszystkie wnioski urlopowe pracowników – w elektronicznej, a zawiadomienia i oświadczenia – w formie papierowej). Ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Sposób gromadzenia akt powinny cechować: poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty w formie elektronicznej powinny być przechowywane w odpowiednim programie, zapewniającym bezpieczeństwo danych, chroniącym zarówno przed uszkodzeniem akt, jak i przed udostępnianiem ich osobom nieupoważnionym. Dokumenty HR a ochrona danych osobowych pracownika Szczególnie istotną kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ta związana z ochroną danych osobowych. Odkąd weszły w życie normy europejskie RODO, odpowiednie obchodzenie się z wszelkimi pismami zawierającymi dane osobowe jest wymogiem, którego nieprzestrzeganie może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi i wysoką grzywną. Dla przedsiębiorców zatrudniających nowych pracowników kluczowe jest w tym aspekcie pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – bez niej bowiem pracodawca nie ma prawa nawet skontaktować się w sprawie rekrutacji, mimo otrzymania danych kontaktowych bezpośrednio od zainteresowanej osoby. Dopiero po wyrażeniu jednoznacznej zgody (stosowna klauzula w CV lub treści maila) rekruter może w pełni legalnie skorzystać z danych kontaktowych kandydata i przedstawić mu ofertę czy przeprowadzić wstępną rozmowę o pracę. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest też potrzebna do prowadzenia jego dokumentacji od chwili zatrudnienia. Obszary takie jak kadry i płace dokumenty pracownicze przetwarzają w wielu procesach, związanych z wypłatami wynagrodzeń, rozliczaniem z ZUS lub z Urzędem Skarbowym. Dlatego też różne rodzaje umów o pracę bez względu na ich terminowość powinny zawierać zapis o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika, a każdy zatrudniony powinien się z takim oświadczeniem zapoznać i świadomie je podpisać. Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze? Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. (jeśli zostały złożone do ZUSu stosowne oświadczenia) okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi 50 lat. Były pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji od pracodawcy po upływie wymaganego okresu przechowywania jeszcze tylko w przez miesiąc (kalendarzowy) od końca tego okresu. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie akt – co ważne, muszą być one zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. najlepiej za pomocą niszczarki). Data publikacji: 2022-01-20 Dokumentacja pracownicza co do zasady powinna być przechowywana nie tylko w okresie współpracy między pracodawcą a pracownikiem, ale również przez pewien okres po ustaniu zatrudnienia. W zależności od czasu nawiązania umowy o pracę okres przechowywania dokumentacji pracownika wynosi 10 lub 50 lat po ustaniu stosunku z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Określone obowiązki w tym zakresie obciążają także podmiot, który formalnie jeszcze nie jest pracodawcą, ale który nim pozostanie w bliskiej przyszłości. Przykład Przedsiębiorca prowadził działalność, w ramach której zatrudniał 3 osoby na podstawie umów prawa cywilnego. Od 1 lutego 2022 r. przedsiębiorca zamierza zatrudnić dodatkowego pracownika. W wyniku postępowania rekrutacyjnego wybrana została osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która została skierowana następnie na wstępne badania lekarskie. W tym przypadku obowiązkiem przedsiębiorcy (niezależnie od tego, że pracodawcą stanie się z momentem zatrudnienia pracownika) jest właściwe przechowywanie dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie przez osobę przyjmowaną do pracy, w tym skierowania oraz orzeczenia wydanego w ramach badań profilaktycznych. W sytuacji gdy dojdzie do zatrudnienia osoby ubiegającej się o pracę, oświadczenia oraz dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone ...